IST-Aufnahme

Ablauf der IST-Aufnahme

Die IST-Aufnahme hat das Ziel, den Prozess der Zertifizierung oder Zulassung so effizient wie möglich zu gestalten, um unnötige Hindernisse zu vermeiden. Hierbei werden die internen Abläufe und Richtlinien des Unternehmens einer gründlichen Prüfung unterzogen. Diese Analyse ist vergleichbar mit einem internen Audit und basiert auf den gleichen Prinzipien.

Es wird untersucht, wie die aktuellen Gegebenheiten im Unternehmen im Vergleich zu den Anforderungen eines bestimmten Standards abschneiden. Dabei wird auch bewertet, ob die vorhandenen Regelungen ausreichend sind, um den geforderten Standard zu erfüllen. Nach der Analyse werden erkannte Abweichungen den spezifischen Anforderungen zugeordnet. Ein Maßnahmenplan wird erstellt, der die aufgedeckten Abweichungen detailliert auflistet und beschreibt, wie diese behoben werden können. Bei Bedarf werden zusätzliche Vorlagen zur Unterstützung bereitgestellt, um den Prozess zu erleichtern.

Nach Abschluss der Durchführung können wir gemeinsam festlegen, wie wir Ihnen weiterhelfen können.

IST-Aufnahme in 10 Schritten

Eine Ist-Analyse bei einem Qualitätsmanagementsystem (QM-System) durchzuführen, ist ein wichtiger Schritt, um den aktuellen Stand der Qualität und die bestehenden Prozesse zu bewerten. Hier sind einige Schritte, die dabei helfen können:

1. Zieldefinition: Klären, was mit der Ist-Aufnahme erreicht werden soll. Wir wollen Schwachstellen identifizieren, die Effizienz steigern oder die Einhaltung von Standards überprüfen.

2. Dokumentation sammeln: Alle relevanten Dokumente sammeln, die das QM-System betreffen, wie Handbücher, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Protokolle.

3. Prozesse identifizieren: Eine Übersicht der bestehenden Prozesse im QM-System erstellen. Dies kann durch Flussdiagramme, einfache Notizen oder Prozessbeschreibungen geschehen.

4. Datenanalyse: IST-Aufnahme der gesammelten Daten und Informationen. Überprüfung, ob die Prozesse den festgelegten Standards und Vorgaben entsprechen.

5. Interviews und Befragungen: Gespräche mit Mitarbeitern, um deren Erfahrungen und Wahrnehmungen bezüglich der QM-Prozesse zu erfassen. Dies kann wertvolle Einblicke geben.

6. Vergleich mit Soll-Zustand: Vergleichen der Ergebnisse mit den festgelegten Qualitätsstandards oder den Anforderungen der Normen (z.B. ISO 9001). Identifikation der Lücken (Gaps) zwischen Ist- und Soll-Zustand.

7. Dokumentation der Ergebnisse: Schriftliche Festlegung der Ergebnisse der Ist-Aufnahme. Dies sollte sowohl die identifizierten Stärken als auch die Schwächen des QM-Systems umfassen.

8. Maßnahmen ableiten: Entwicklung von konkreten Maßnahmen auf Basis der Analyse zur Verbesserung des QM-Systems. Priorisierung der Maßnahmen nach Dringlichkeit und Machbarkeit.

9. Umsetzung und Nachverfolgung: Umsetzung der Maßnahmen und Sicherstellung, dass deren Wirksamkeit regelmäßig überprüft wird.

10. Feedback einholen: Feedback einholen von den Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass die Änderungen positiv aufgenommen werden und die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Nun kann man festlegen wie das QM-System realisiert wird und wann eine Zertifizierung durch ein akkreditiertes Unternehmen stattfinden kann.